Wenn wir versuchen, unseren Tag zu strukturieren und das anstehende Arbeitspensum zu organisieren, haben wir es mit verschiedenen Arten von Aufgaben zu tun. Nur einige davon sollten es allerdings auf deine To-Do-Liste schaffen.
Zunächst also: Was ist überhaupt ein To Do?
Ein To Do ist eine Aktivität, die wir durchführen wollen oder müssen, um ein Ziel oder ein Vorhaben zu erreichen. Vielleicht willst du einen Termin mit einem Coach vereinbaren, um an deinen Herausforderungen mit ADHS zu arbeiten. Oder du musst zehn Seiten Vokabeln lernen, um eine Sprachprüfung zu bestehen. Vielleicht möchtest du deinen Kleiderschrank ausmisten, um einen besseren Überblick über deine Kleidungsstücke zu bekommen.
Wiederkehrende Aufgaben wie Zähneputzen oder E-Mails lesen sind Kandidaten für deine täglichen oder wöchentlichen Routinen. Wenn du die Aufgaben dort einmal eingeplant hast, brauchst du dich nicht mehr aktiv daran erinnern, sondern kannst diese Aufgabenfolge quasi auf Autopilot erledigen.Â
Größere Ziele oder Meilensteine gehören ebenfalls nicht auf die To-Do-Liste. Sie sind am besten in deinem Notizbuch aufgehoben oder du hängst sie als Motivation gut sichtbar auf.
Nur die einmaligen oder unregelmäßig erforderlichen und vor allem überschaubaren Aktivitäten kommen also auf deine To-Do-Liste.
So organisierst du deine To Dos in 7 Schritten:
Sammle alle Aufgaben, die dir in den Sinn kommen – egal, wie klein oder groß, dringend oder nicht – in einer großen Liste. Das ist dein Parkplatz oder "Lager", aus dem du dich bedienen kannst.
Wähle am Abend 3 dieser Aufgaben aus, die du am nächsten Tag in Angriff nehmen willst, und schreibe sie auf eine separate To-Do-Liste. Alternativ kannst du das auch morgens als Erstes tun.Â
Stelle einen Mix aus leichteren und anspruchsvolleren Aufgaben zusammen. Die Beschränkung auf 3 verschieden schwere Aufgaben reduziert das Risiko, dass du dich überforderst oder gar nicht erst anfängst, oder dass du enttäuscht bist, wenn du nicht alle Aufgaben an einem Tag erledigen kannst.
Verwende Verben, um zu beschreiben, was du erledigen willst. Das hilft, konkret zu werden und ermutigt dich gleichzeitig. Anstatt "Vokabeln" zu schreiben, formuliere lieber "1 Seite Vokabeln lernen". Klingt doch gleich besser.
Unterteile größere Aufgaben, wenn sie nicht auf einmal erledigt werden können. Wenn möglich, teile sie in aufeinanderfolgende Schritte auf, die du nacheinander angehst.
Füge möglichst auch Abgabetermine oder Fristen für die Erledigung hinzu, z.B. "bis heute 14 Uhr".Â
Genieße das Gefühl, etwas geschafft zu haben, und setze einen Haken oder male ein Feuerwerk oder notiere deine persönliche Belohnung, wenn du fertig bist!
Und das Wichtigste?
Mach dir keine Vorwürfe wegen unerledigter Aufgaben. Ja, leichter gesagt als getan.
Verschiebe sie auf den nächsten Tag oder zurück auf deinen Parkplatz. Vielleicht war die Aufgabe gar nicht so wichtig und du kannst sie ganz weglassen? Mit der Zeit wirst du ein Gefühl dafür entwickeln, wie viel du realistischerweise an einem Tag schaffen kannst.
Allein das Mindset kann einen riesigen Unterschied machen: Denn deine To-Do-Liste sollte vor allem dir selbst dienen und nicht andersherum.Â