In 7 1/2 Schritten zu einer effektiven To-Do-Liste
- Susanne Debbas
- 31. Jan. 2024
- 3 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 24. März
Wenn wir versuchen, unseren Tag zu strukturieren und das anstehende Arbeitspensum zu organisieren, haben wir es mit verschiedenen Arten von Aufgaben zu tun. Nur einige davon sollten es allerdings auf deine To-Do-Liste schaffen.
Zunächst also: Was ist überhaupt ein To Do?
Ein To Do ist eine Aktivität, die wir durchführen wollen oder müssen, um ein Ziel oder ein Vorhaben zu erreichen. Vielleicht willst du zehn Seiten Vokabeln lernen, um eine Sprachprüfung zu bestehen. Oder du möchtest deinen Schreibtisch aufräumen, um den Überblick über wichtige Themen zu behalten. Vielleicht willst du auch einen Termin mit einem Coach vereinbaren, um an deinen Herausforderungen mit ADHS zu arbeiten.
Wiederkehrende Aufgaben wie Zähneputzen oder E-Mails zu lesen gehören eher nicht auf eine To-Do-Liste, sie sind Kandidaten für deine täglichen oder wöchentlichen Routinen. Wenn du die Aufgaben dort einmal eingeplant und ihre Erledigung verinnerlicht hast, brauchst du dich nicht mehr aktiv daran erinnern, sondern kannst diese Aufgabenfolge quasi auf Autopilot erledigen.
Größere Ziele oder Meilensteine gehören ebenfalls nicht auf die To-Do-Liste. Sie sind am besten in deinem Notizbuch aufgehoben oder du hängst sie als Motivation gut sichtbar auf.
Nur die einmaligen oder unregelmäßig erforderlichen und vor allem überschaubaren Aktivitäten kommen also auf deine To-Do-Liste.
So organisierst du deine To Dos in 7 Schritten:
Sammle alle Aufgaben, die dir in den Sinn kommen – egal, wie klein oder groß, dringend oder nicht – in einer großen Liste. Das ist dein Parkplatz oder "Lager", aus dem du dich bedienen kannst. Du findest alles an einem Ort und nichts geht verloren.
Wähle am Abend 3 dieser Aufgaben aus, die du am nächsten Tag in Angriff nehmen willst, und schreibe sie auf eine separate To-Do-Liste. Alternativ kannst du das auch morgens als Erstes tun. Welche Aufgaben du auswählen sollst? Am besten solche, die sowohl wichtig als auch dringend sind. Frage dich bei jeder einzelnen Aufgabe: Bringt es mich substanziell weiter, diese Aufgabe heute zu erledigen?
Stelle einen Mix aus leichteren und anspruchsvolleren Aufgaben zusammen. Die Beschränkung auf 3 verschieden schwere Aufgaben reduziert das Risiko, dass du dich überforderst oder gar nicht erst anfängst, oder dass du enttäuscht bist, wenn du nicht alle Aufgaben an einem Tag erledigen kannst. Beginne mit der leichteren Aufgabe und nutze den Schwung des ersten Erfolgserlebnisses, um auch die schwierigere Aufgabe zu starten und zu beenden.
Verwende Verben, um zu beschreiben, was du erledigen willst. Das hilft, konkret zu werden und ermutigt dich gleichzeitig. Anstatt "Vokabeln" zu schreiben, formuliere lieber "1 Seite Vokabeln lernen". Klingt doch gleich besser und verhindert langes Grübeln darüber, was genau und wie viel zu tun ist.
Unterteile größere Aufgaben, wenn sie nicht auf einmal erledigt werden können. Wenn möglich, teile sie in aufeinanderfolgende Schritte auf, die du nacheinander angehst.
Faustregel: Eine Aufgabe sollte nicht länger als 60 Minuten dauern. Wenn du sie nicht in 60 Minuten schaffen kannst, dann unterteile sie weiter. So kann sich eine größere Aufgabe in seinen Teilschritten über den ganzen Tag oder sogar über mehrere Tage erstrecken.
Füge möglichst auch Abgabetermine oder Fristen für die Erledigung hinzu, z.B. "bis heute 14 Uhr". Idealerweise überträgst du dann deine Aufgaben in den Kalender und blockst Zeit dafür. Hier erfährst du mehr über Time Boxing und Time Blocking.
Genieße das Gefühl, etwas geschafft zu haben, und setze einen Haken an das To Do oder male ein Feuerwerk oder gönne dir deine persönliche Belohnung, wenn du fertig bist! In diesem Schritt machst du aus deinem To Do ein Tada!
Und das Wichtigste? Dein Mindset.
Kein echter Schritt, sondern eine Haltung zu dir selbst und deiner Leistung: Mach dir keine Vorwürfe wegen unerledigter Aufgaben. Vorwürfe bringen dich nicht weiter, sondern ziehen dich nur runter. Ja, leichter gesagt als getan.
Die Realität ist: Es kann auch mal etwas dazwischenkommen oder, gerade bei ADHS, ist das Abschätzen der benötigten Zeit oft nicht leicht.
Faustregel: Wenn du denkst, die Aufgabe kannst du in 20 Minuten erledigen, verdopple die dafür reservierte Zeit (auf 40 Minuten). Wenn es eine Aufgabe ist, mit der du keine Erfahrung hast, verdreifache die eingeplante Zeit dafür (auf 60 Minuten).
Verschiebe das, was du nicht geschafft hast, auf den nächsten Tag oder zurück auf deinen Parkplatz. Vielleicht brauchst du einfach mehr Zeit dafür? Vielleicht war die Aufgabe gar nicht so wichtig und du kannst sie ganz weglassen? Mit der Zeit wirst du ein Gefühl dafür entwickeln, wie viel du realistischerweise an einem Tag schaffen kannst und welche Aufgaben dich wirklich weiterbringen - im Job, in der Familie, im Persönlichen.
Allein das Mindset kann einen riesigen Unterschied machen: Denn deine To-Do-Liste sollte vor allem dir selbst dienen und nicht andersherum.
Falls es trotzdem nicht so recht mit den To Dos klappen will, der Berg an Aufgaben einfach zu groß ist oder es dir schwer fällt, Prioritäten zu setzen, dann melde dich bei mir und finden zusammen heraus, wie du deine To Dos in zufriedenstellende Ergebnisse verwandelst.
