Mit Time Boxing und Time Blocking zu einem besseren Zeitmanagement

Wenn wir unseren Tag nicht planen, dann plant ihn jemand anderes für uns? Auch wenn das überspitzt klingt, bringt es doch den Frust auf den Punkt, den wir oft empfinden, wenn wir am Ende eines Tages zwar müde sind, aber doch nicht so richtig mit den wirklich wichtigen Themen vorangekommen sind.

Ständig werden wir von neuen Informationen, sozialem Austausch und anderen Ablenkungen überflutet, und das macht es eben schwer, den Fokus auf das Wichtige zu lenken und zu behalten und Aufgaben effizient zu erledigen.

Hier kommen Time Boxing und Time Blocking ins Spiel – zwei ähnliche und sehr wirkungsvolle Zeitmanagement-Techniken, die dir helfen können, deine Zeit gut zu nutzen. Besonders für Menschen mit ADHS, die in vielen Fällen mit Zeitblindheit, Schwierigkeiten bei Organisation, Planung und Aufmerksamkeitskontrolle zu kämpfen haben, sind diese Techniken geeignet.

Was ist Time Boxing?

Time Boxing bedeutet, dass du deine Aufgaben auswählst und dann in feste Zeitblöcke aufteilst. Anstatt eine lange To-Do-Liste irgendwie abzuarbeiten und sich so auf die meist einfachen, schnellen und angenehmen Aufgaben zu konzentrieren, entscheidest du, welche wirklich wichtigen Aufgaben du heute angehen willst und wie viel Zeit du jeder Aufgabe widmen möchtest und kannst. Diese "Zeitboxen" sorgen dafür, dass du realistisch planst und deine Zeit gezielt nutzt.

So funktioniert Time Boxing:

1. Aufgaben priorisieren: Nimm dir am Abend vorher oder am Morgen etwas Zeit, um deine Aufgaben zu planen. Schreibe alle Aufgaben, die du erledigen möchtest, auf eine Liste. Überlege, ob diese Aufgaben wirklich wichtig sind und einen positiven Beitrag zu einem deiner Lebensbereiche leisten.

2. Zeitlimits setzen: Weise jeder Aufgabe einen Zeitrahmen in deinem Kalender zu. Entscheide, wie viel Zeit du jeweils brauchst – nicht mehr und nicht weniger. Ist es eine größere Aufgabe, unterteile sie in mehrere Schritte und mehrere Zeitblöcke.

3. Fokussiert arbeiten: Reduziere Ablenkungen soweit wie möglich und arbeite während des festgelegten Zeitrahmens an der Aufgabe. Falls du Zeitpuffer miteingeplant hast, kannst du diese bei Bedarf zum Abschließen der Aufgabe nutzen. Dann machst du eine Pause oder arbeitest an der nächsten Aufgabe weiter.

4. Prozess reflektieren: Am Ende des Tages oder der Woche lohnt es sich darüber nachzudenken, was gut funktioniert hat und was du beim nächsten Mal besser machen kannst, z.B. hinsichtlich der benötigten Zeit, der Ablenkungen, der Pausen oder auch der Tageszeit.

So kann Time Boxing zum Beispiel aussehen:

Angenommen, Du bist selbständig tätig und Familienvater und musst heute einen Artikel schreiben, eine Präsentation vorbereiten und einige administrative Aufgaben erledigen. So könntest du deinen Tag mit Time Boxing strukturieren:

08:00 - 09:00 Kinder in den Kindergarten bringen

09:00 - 10:30 Artikel schreiben

11:00 - 12:30 Struktur und Inhalt der Präsentation vorbereiten

13:30 - 14:30 E-Mails von Kunde x, y und z beantworten

14:30 - 15:00 Rechnungen von Fotograf und Berater zahlen

15:30 - 18:00 Folien der Präsentation vorbereiten

Hier ein anderes Beispiel, in dem die Priorität des Tages ist, eine Bewerbung zu erstellen:

Auf den Punkt gebracht:

Der Ausgangspunkt bei dieser Methode ist die Aufgabe, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer bestimmten Zeitspanne erledigt wird. Es gibt auch genug Puffer, falls mal etwas länger dauert als erwartet. Den Rest des Tages kannst du flexibel handhaben.

Time Boxing ist eine gute Methode für Einsteiger, denn du kannst mit wenigen Zeitboxen beginnen und dich bei Bedarf langsam steigern. Sie ist auch geeignet für Menschen, die sich eingezwängt fühlen mit einem komplett durchgeplanten Tag – wie beim Time Blocking.

Was ist Time Blocking?

Time Blocking ist eine Methode, bei der du deinen gesamten Tag in Zeitblöcke aufteilst und diese Blöcke für spezifische Aktivitäten reservierst. Es ist eine visuelle Technik, die oft in Kalendern oder Planern verwendet wird, um die Zeit bestmöglich zu nutzen.

So funktioniert Time Blocking:

1. Kalender nutzen: Verwende einen digitalen oder physischen Kalender, um deinen Tag zeitlich zu strukturieren. Die Visualisierung spielt hier eine große Rolle, denn du gewinnst damit leicht den Überblick.

2. Zeitblöcke erstellen: Teile deinen Tag in verschiedene Blöcke ein, wie Arbeitszeit, Meetings, Pausen, persönliche Zeit und Familienzeit. Strukturiere deinen Tag vollständig vom Aufstehen bis zum Schlafengehen.

3. Aktivitäten zuweisen: Weise jeder Zeitspanne eine spezifische Aktivität zu. Je mehr dieser Zeitblöcke und Aktivitäten sich jeden Tag wiederholen, umso leichter fällt die Planung insgesamt.

4. Bleib flexibel: Passe deine Blöcke an, wenn es notwendig ist, aber versuche, die Struktur nicht zu sehr zu verändern. Denn eine verlässliche und sich wiederholende Tagesstruktur spart dir die aufwendige Grübelei, wie du bestimmte Termine oder spontane Aufgaben einplanen kannst.

Nir Eyal, Autor von „Indistractable: Die Kunst, sich nicht ablenken zu lassen“, hat intensiv darüber nachgedacht, wie wir unsere Aufmerksamkeit kontrollieren können. Besonders interessant: Er betont, dass es nicht nur darum geht, Ablenkungen zu vermeiden, sondern sich zuallererst bewusst für die Dinge zu entscheiden, die wirklich wichtig sind. Denn wenn wir nichts konkret geplant haben, können wir auch nicht behaupten, abgelenkt zu sein!

Eyal schlägt die Methode des Time Blocking vor, also den gesamten Tag in Blöcke einzuteilen, die sowohl Arbeit als auch persönliche Zeit umfassen. Auf diese Weise stellst du sicher, dass du nicht nur deine beruflichen Ziele erreichst, sondern auch genug Zeit für Erholung und persönliche Interessen hast. Das fördert eine gesunde Work-Life-Balance und steigert deine Zufriedenheit insgesamt.

So kann Time Blocking zum Beispiel aussehen:

Wir nehmen dasselbe Beispiel, du bist selbständig tätig und Familienvater und musst heute einen Artikel schreiben, eine Präsentation vorbereiten und einige administrative Aufgaben erledigen. So könntest du deinen Tag mit Time Blocking strukturieren:

07:00 - 08:00 Aufstehen und Frühstücken

08:00 - 09:00 Kinder in den Kindergarten bringen, Spaziergang ins Homeoffice

09:00 - 10:30 Struktur und Inhalt der Präsentation vorbereiten

10:30 - 11:00 (Pause) kurze Bewegungseinheit

11:00 - 12:30 Folien der Präsentation vorbereiten

12:30 - 13:30 Mittagspause

13:30 - 15:00 (Administrative Aufgaben) E-Mails beantworten, Rechnungen schreiben

15:00 - 15:30 (Pause) kurzer Spaziergang oder eine Tasse Tee

15:30 - 18:00 Artikel so weit möglich schreiben

18:00 - 19:00 (Haushalt) Lebensmittel einkaufen gehen

19:00 - 20:00 Abendessen mit der Familie

20:00 - 20:30 Abendritual mit den Kindern

20:30 - 22:30 (Freizeit) Treffen mit Studienfreunden

Hier ein visuelles Beispiel, in dem Zeitblöcke eingeplant sind, denen nun die tagesaktuellen Aufgaben zugeordnet werden:

Auf den Punkt gebracht:

Ausgangspunkt bei dieser Methode ist die verfügbare Zeit deines Tages, die du in Blöcke einteilst und erst dann bestimmte Aufgabe dafür einplanst. Alle Lebensbereiche sind darin abgebildet und beinhalten sowohl die angenehmen als auch anspruchsvollen Aktivitäten.

Innerhalb eines Wochenplans können auch täglich wechselnde "Themen" verankert werden. Zum Beispiel fokussierst du dich montags auf Planung und strategische Aufgaben, dienstags auf Meetings, mittwochs auf Kundentermine, donnerstags auf inhaltliche Aufgaben und freitags auf administrative Themen. Auf gleiche Weise kannst du persönliche oder soziale Aktivitäten über die Woche verteilen.

Eine Methode für Fortgeschrittene und Menschen, die sich mit sehr viel Struktur wohlfühlen.

Zeitmanagement und ADHS

Für Menschen mit ADHS können Time Boxing und Time Blocking besonders hilfreich sein. ADHS geht oft mit Schwierigkeiten bei der Organisation, Planung und dem Zeitmanagement einher. Die klaren, visuellen Strukturen dieser Techniken können dir helfen, deinen Tag vorhersehbar und realistisch zu gestalten und deine Aufmerksamkeit auf nur jeweils eine Aufgabe zu lenken.

Da die Motivation bei ADHS ein wesentlicher Faktor ist, ist es bei diesen Methoden wichtig, die richtige individuelle Balance zwischen Struktur und Flexibilität sowie zwischen motivierenden und weniger angenehmen Elementen zu finden.

Die Vorteile von Time Boxing und Time Blocking

Mehr Struktur und Routinen: Die festen Zeitrahmen bieten eine klare Struktur, die deinen Tag vorhersehbarer macht. Du bist produktiver und erhöhst die Wahrscheinlichkeit, deine wichtigsten Aufgaben zu erledigen.

Weniger Prokrastination: Indem du dich auf bestimmte Uhrzeiten bzw. Zeiträume für deine Aufgaben festlegst, reduzierst du die Versuchung, Aufgaben aufzuschieben.

Bessere Konzentration: Indem du dich auf eine Aufgabe in einem bestimmten Zeitrahmen fokussierst, kannst du Ablenkungen besser kontrollieren.

Motivierende Erfolgserlebnisse: Wenn du dir etwas konkret vornimmst (auch wenn es etwas Kleines ist) und es dann auch schaffst, gibst du dir damit eine positive Rückmeldung. Je mehr solcher Erfolgserlebnisse du dir gönnst, desto größer wird deine Motivation und dein Selbstvertrauen beim nächsten Mal sein.

Bessere Work-Life-Balance: Diese Techniken helfen dir, auch persönliche Zeit einzuplanen und so einen ausgewogenen Tagesablauf zu etablieren.

6 Tipps für dein Time Boxing und Time Blocking

1. Beginne mit kurzen Zeitblöcken (z.B. 25-30 Minuten), besonders wenn du diese Methoden zum ersten Mal anwendest. Dies hilft dir, dich schrittweise an die neue Struktur und längere konzentrierte Arbeitsphasen zu gewöhnen.

2. Plane regelmäßige Pausen in deinen Zeitplan ein. Sie sind entscheidend, um deine Konzentration und Motivation aufrechtzuerhalten und Erschöpfung zu vermeiden. Die Pomodoro-Technik, bei der du nach jedem 25-minütigen Arbeitsblock eine kurze Pause machst, kann gut mit dem Time Boxing und Time Blocking kombiniert werden.

3. Nutze Color Coding in deinem Kalender und kennzeichne verschiedene Arten von Aktivitäten mit verschiedenen Farben, z.B. Arbeit, Familienzeit, Erholung. Das ist motivierend und kann dabei helfen, deinen Tag visuell zu organisieren und einen schnellen Überblick zu bekommen.

4. Bleibe realistisch und setze dir machbare Zeitrahmen für deine Aufgaben – mit der Zeit bekommst du ein immer besseres Gefühl dafür. Es ist sinnvoll, erstmal mehr Zeit für eine Aufgabe einzuplanen und sie vielleicht früher abzuschließen, als ständig hinter deinem Zeitplan herzulaufen.

5. Reflektiere regelmäßig und nimm dir am Ende eines Tages oder einer Woche etwas Zeit, um dein Zeitmanagement zu reflektieren. Was hat gut funktioniert? Was könnte verbessert werden? Diese Reflexion hilft dir, deine Zeit immer besser einzuteilen.

6. Vergiss den Spaß nicht und gestalte sowohl den Tagesplan selbst als auch deine verschiedenen Aktivitäten mit Elementen, die dir Freude machen! Wer sagt denn, dass man nicht auch draußen, mit Musik oder auf dem Sofa arbeiten kann oder sich auf andere Weise motiviert?

Lust bekommen, es auszuprobieren?

Time Boxing und Time Blocking sind einfache und sehr effektive Methoden, um deine Zeit besser zu managen und Ablenkungen zu minimieren. Du kannst in deinem digitalen Kalender sofort loslegen und einzelne Zeitboxen für wichtige Aufgaben eintragen.

Falls du lieber mit Papier und Stiften ans Werk gehst, dann kannst du auf meiner Website den kostenlosen Tagesplan zum Immer-Wieder-Ausdrucken herunterladen.

Probier es einfach aus und finde heraus, welche Methode für dich am besten funktioniert.

Alles schon probiert und du bist trotzdem nicht zufrieden mit deinem Zeitmanagement? Dann lass uns sprechen und wir finden gemeinsam heraus, was für dich funktioniert.

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